Manual de funciones y responsabilidades
(Ensayo)
Las empresas para su funcionamiento, cuentan con una gran variedad de cargos, cada uno con diferentes niveles de complicación, debiendo establecer de forma clara y específica cada una de las tareas que éstos deben desempeñar por ello es de vital importancia la elaboración de un manual de funciones y responsabilidades que le permita a la empresa funcionar en forma ordenada, lo que le facultará a alcanzar los objetivos corporativos e instituciones establecidos.
Un manual de funciones y responsabilidades establece las tareas y obligaciones de cada área de la empresa, por ejemplo gerencia, producción, ventas, describiendo como intervienen en el funcionamiento general de la empresa, en él se contempla la misión y visión, los objetivos, metas y la descripción de cada área, así como las responsabilidades que le correspondan.
Una de las características innovadoras en la gestión de los recursos humanos y que contribuye eficazmente en la concepción y definición de esta herramienta, es el enfoque de las competencias laborales. Este enfoque sostiene que no basta una descripción del puesto en cuanto a requisitos académicos experiencia o tareas básicas, sino también el análisis de las competencias exigibles para un óptimo desempeño del cargo. Las competencias laborales son categorías que estando relacionadas con el conocimiento y las aptitudes de las personas no tiene el mismo significado. Las competencias son el conjunto de comportamientos, conocimientos y aptitudes movilizados para obtener un alto desempeño y lograr una misión determinada.
El manual de funciones y responsabilidades se elabora técnicamente basado en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.
La importancia de los manuales de funciones radica en definir la estructura de la empresa, cargos que la conforman, así como funciones, responsabilidades, requisitos y relaciones jerárquicas. Será considerado como un instrumento de apoyo en el proceso de contratación del personal, ya que de sus delimitantes surgirá el perfil del empleado, los requisitos mínimos que éste debe cumplir de acuerdo a los requerimientos del puesto solicitado, es decir se debe reclutar un profesional que se adecue a las necesidades del puesto y no así el puesto adaptarse a las capacidades del empleado, esta acción marcará en gran medida el obtener resultados positivos en el puesto y por consiguiente de la empresa en cuestión, permitirá que todos los empleados tengan bien claras y definidas las líneas jerárquicas, manteniendo un ambiente de respeto y armonía vital en el desempeño de los empleados.
Inicialmente se establece la misión que es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización porque define lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa, lo que pretende hacer, y el para quién lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la organización, las preferencias de la gerencia o de los propietarios, los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, sus capacidades distintivas y el contexto.
Según los autores Thompson y Strickland misión es: "Lo que una compañía trata de hacer en la actualidad por sus clientes a menudo se califica como la misión de la compañía. Una exposición de la misma a menudo es útil para ponderar el negocio en el cual se encuentra la compañía y las necesidades de los clientes a quienes trata de servir".
El diseño del manual de funciones y responsabilidades se encuentra enmarcado en la visión de la empresa; que se define como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y estímulo para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad.
Según Arthur Thompson y A. J. Strickland, el simple hecho de establecer con claridad lo que está haciendo el día de hoy no dice nada del futuro de la compañía, ni incorpora el sentido de un cambio necesario y de una dirección a largo plazo. Hay un imperativo administrativo todavía mayor, el de considerar qué deberá hacer la compañía para satisfacer las necesidades de sus clientes el día de mañana y cómo deberá evolucionar la configuración de negocios para que pueda crecer y prosperar. Por consiguiente, los administradores están obligados a ver más allá del negocio actual y pensar estratégicamente en el impacto de las nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas condiciones del mercado y competitivas. Deben hacer algunas consideraciones fundamentales acerca de hacia dónde quieren llevar a la compañía y desarrollar una visión de la clase de empresa en la cual creen que se debe convertir.
En síntesis, la visión es una exposición clara que indica hacia dónde se dirige la empresa a largo plazo y en qué se deberá convertir, tomando en cuenta el impacto de las nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas condiciones sociales.
El planteamiento de los objetivos constituye un punto medular en el proceso de elaboración del manual, aunque parece muy elemental, hay aspectos fundamentales en la identificación de objetivos, deben ser específicos y mensurables, estos son claves cuando se está tratando de ejecutar un proyecto, no basta con establecer que se van a generar utilidades con este o aquel desarrollo, hay que determinar el monto específico de ganancias que se generarán; no resulta suficiente decir que se aumentará la participación en el mercado, hay que establecer en qué proporción aumentará la participación en el mercado y cuáles serán los segmentos que se verán afectados.
Además, los objetivos deberán establecerse positivamente, de tal manera que se vean como hechos ya consumados.
Ya identificados los objetivos se procede a determinar cuáles serán los beneficios que obtendrá la organización, su gente, sus accionistas, sus clientes, sus proveedores y todos los agentes con los que tenga contacto.
Una meta se nos señala, es un enunciado general acerca del lugar a donde queremos ir; en otros términos, es el propósito acordado y presentado en forma escrita, es un resultado previsto. Las metas no son precisas puesto que enuncian las cosas en términos generales. No nos dicen exactamente dónde estamos y dónde queremos estar en determinado momento. Para lograr esa especificidad, la meta debe convertirse en uno o más objetivos expresados en términos medibles, precisos, rigurosos. Las metas nos permiten planear, evaluar y revisar nuestras actividades, de tal manera que los resultados obtenidos concuerden con los resultados deseados, es decir, podemos modificar, el plan para hacer compatibles los medios y los fines. Los gerentes de cualquier nivel deben poseer la habilidad de establecer metas operativas útiles, puesto que con las metas se tiende a mejorar la comprensión de las contribuciones que hace cada integrante para alcanzar el éxito general de la organización.
Al alcanzar metas se estarán dando pasos hacia un mejor estado, ya sea en el nivel de inventarios, en las ventas anuales, en la reducción de desperdicios en los procesos. Sea cual fuere el ámbito en el que se establezcan las metas siempre habrán beneficios y siempre habrá alguien que obtenga estos beneficios, generales o particulares, hay que identificarlos y enlistarlos para poder darlos a conocer, no sólo a quienes se beneficiarán sino a la organización en su conjunto
Hay que tomar muy en cuenta que se diferencian en que: los objetivos proporcionan una base más confiable para determinar más tarde y con exactitud cómo ir de lo que es a lo que debería ser.
Los objetivos son más rigurosos y más precisos que las metas, que tanto las metas como los objetivos enuncian fundamentalmente su propósito.
Se realiza un análisis ocupacional de los cargos, que consiste en elaborar una descripción completa y minuciosa de cada uno considerando tareas específicas o inherentes a él, y tareas complementarias que se ejecutarán en conjunto o de apoyo; al reunir la información requerida se revisa la estructura orgánica para determinar la dependencia jerárquica del puesto o con que unidades orgánicas mantiene una relación directa de coordinación. Es conveniente no restringir las coordinaciones que una unidad orgánica pueda hacer con otras. Lo que debe quedar claro es la necesidad de desarrollar relaciones internas productivas y de cooperación.
Partiendo de la información recabada se revisará si el análisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la institución o empresa desea y necesita para mejorar los servicios que presta. Se revisará la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo.
Una vez realizados los análisis ocupacionales de cada uno de los cargos resulta fácil elaborar el manual de funciones y responsabilidades para la empresa, facilita la ubicación y orientación del personal además de que permite establecer claras delimitaciones en las funciones y responsabilidades de cada cargo.
Se procede a elaborar la descripción de cada uno de los puestos la que debe considerar los siguientes aspectos:
Identificación: en el que se debe consignar el nombre del puesto, área a la que pertenece, cargo del jefe directo, número de plazas.
Función básica: aquí se describe la tarea esencial del puesto.
Funciones específicas: se detallan las actividades o tareas de la forma en la que se espera sean ejecutadas.
Coordinación y supervisión: si hubiera personal bajo su responsabilidad, o bien bajo a que puestos está sometida su supervisión.
Condiciones de trabajo: comprende el lugar físico donde se realizará el trabajo, a la vez el horario y la jornada establecida para ello.
Perfil del puesto: estudios realizados del empleado, especialidad, experiencia obtenida, otros estudios como Técnicos en computación, dominio de otros idiomas, por ejemplo.
Competencias básicas: definido competencias con antelación, se establecen las competencias-valores, en las que por ejemplo se consideran aspectos como la conducta del empleado, vocación de servicio al público, sensibilidad social, lealtad institucional; entre otras competencias: competencias genéricas, competencias estratégicas, competencias de gestión, competencias de trabajo en equipo, competencias personales.
Las competencias son variables ya que se establecen de acuerdo a las características o requerimientos de cada puesto.
Finalizado el manual de funciones y responsabilidades permite elaborar una herramienta complementaria y de gran importancia en la empresa, un organigrama institucional.
Organigrama de la empresa o institución: Un organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa representa las estructuras departamentales y en algunos casos, las personas que dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competencia les dé energía en la organización.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización.
Tienen dos finalidades: desempeña un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ellas que conozcan, a nivel global, su característica general.
Es un instrumento para realizar análisis estructurales al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas. En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer como es la estructura total de la empresa.
Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:
1. Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía y la relación entre ellos.
2. Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
3. Debe contener únicamente los elementos indispensables.
Hay varios tipos de organigramas, por su naturaleza micro administrativo: corresponde a una sola organización, y puede referirse a ella en forma global, macro administrativo: involucran a más de una organización, mezo administrativo: consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico, por su ámbito: contiene información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico.
Los organigramas se clasifican en: Contenido: estructurales que tiene por objeto la representación de los órganos que integran el organismo social, Ámbito de aplicación: generales, representan solo a los órganos principales de la empresa y sus interrelaciones, Presentación: vertical, horizontal, mixtos, de bloque, circular.
El organigrama es la gráfica que muestra la relación de los departamentos de una empresa, a través de las líneas de autoridad, también nos permite establecer las relaciones dentro de lo definido como organización informal; aunque la elección de tipo de organigrama dependen de la finalidad y de la clase de presentación que se presente. En cuanto al grado de detalles y de precisión, el organigrama clásico es decididamente es más adecuado.
Para concluir, el manual de funciones y responsabilidades, es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas sin inferir en las capacidades intelectuales.
